Privacy
VZW Rauw leeft hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy gerespecteerd wordt.
In deze Privacy Verklaring (of privacy statement) willen we heldere en transparante informatie geven over welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe wij daar mee omgaan. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VZW Rauw leeft houdt zich voortdurend aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat:
- Uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy Verklaring;
- de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verstrekt;
- om uw uitdrukkelijke toestemming wordt gevraagd als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen genomen zijn zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven worden aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als VZW zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan dit via onderstaande contactgegevens:
VZW Rauw LeeftKiezelweg 181
2400 Mol
secretaris@hofvantrauw.be
Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom
Uw persoonsgegevens worden door VZW Rauw leeft verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden (telkens met vermelding van de rechtsgronden), waaronder:
- het plannen en organiseren van activiteiten, feesten, koffietafels en het contacteren van en communiceren met vrijwilligers in dat kader (gerechtvaardigd belang);
- het nakomen van onze wettelijke verplichtingen gekoppeld aan het inzetten van vrijwilligers (verzekeringsplicht, opmaak nominatieve lijst forfaitaire kostenvergoedingen en het respecteren van de wettelijke grenzen daarvan, …);
- het betalen van kostenvergoedingen aan vrijwilligers (gerechtvaardigd belang);
- het versturen van uitnodigingen (toestemming betrokkene);
- het omkaderen en begeleiden van vrijwilligers alsook het relatiebeheer naar vrijwilligers toe (toestemming betrokkene); en
- het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting / gerechtvaardigd belang).
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren:
Leden van de vzw
- Welke gegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, rol
- Doel: ter ondersteuning van de werking van de vzw
- uur: vanaf het ogenblik dat een persoon zijn/haar lidmaatschap stelt tot het ogenblik dat de Algemene Vergadering het ontslag van het lid goedkeurt
- Toegang: de toegang van deze gegevens is beperkt tot alle leden van de vzw.
- Bewaring: deze gegevens worden vermeld in het ledenregister van de vzw en op het publieke gedeelte van de website (enkel naam, e-mailadres, rol)
Contactpersonen van de vzw
- Welke gegevens: naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres
- Doel: ter ondersteuning van de rol van de contactpersoon
- Duur: tot de vzw een andere contactpersoon aanduidt
- Toegang: deze gegevens zijn publiek toegankelijk
- Waar: deze gegevens worden vermeld op het publieke gedeelte van de website
Organisator van privé feesten
- Welke gegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
- Doel: ter ondersteuning van de organisatie van het feest inclusief de facturering
- Duur: vanaf het ondertekenen van het reserveringscontract tot en met het betalen van het factuur.
- Toegang: de toegang tot deze gegevens is beperkt tot die leden van de vzw die betrokken zijn in de ondersteuning van het feest, inclusief de personen die de kalender bijhouden.
- Bewaring: deze gegevens worden vermeld in het reserveringscontract, in het factuur en in het niet gepubliceerd deel van de kalender (enkel naam en telefoonnummer)
Organisator van koffietafel bij begrafenis
- Welke gegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
- Doel: ter ondersteuning van de organisatie van de koffietafel inclusief de facturering
- Duur: vanaf het telefonisch reserveren tot en met het betalen van het factuur
- Toegang: de toegang tot deze gegevens is beperkt tot die leden van de vzw die betrokken zijn in de ondersteuning van de koffietafel, inclusief de personen die de kalender bijhouden.
- Waar: deze gegevens worden vermeld in het factuur en in het niet gepubliceerd deel van de kalender (enkel naam en telefoonnummer)
Verenigingen reservering
- Welke gegevens: naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres
- Doel: ter ondersteuning van de reserveringen in de kalender
- Duur: deze gegevens worden bijgehouden tot de vereniging een ander lid aanduidt voor de organisatie voor het reserveren
- Toegang: de toegang tot deze gegevens wordt beperkt tot die personen die instaan voor het bijhouden van de kalender
- Waar: deze gegevens worden bewaard in een lijst die de personen die instaan voor de kalender bijhouden en ze worden vermeld in het niet gepubliceerd deel van de kalender (enkel naam en telefoonnummer)
Verenigingen feesten
- Welke gegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
- Doel: ter ondersteuning van de facturatie van de feesten van de vereniging
- Duur: deze gegevens worden bijgehouden tot de vereniging een ander lid aanduidt voor de facturatie
- Toegang: de toegang tot deze gegevens is beperkt tot de penningmeester
- Waar: deze gegevens worden opgenomen in een lijst en ze worden vermeld in het factuur
Verenigingen algemeen contact
- Welke gegevens: e-mailadres, website of Facebook pagina
- Doel: ter publicatie van het contact van de vereniging naar de buitenwereld
- Duur: deze gegevens worden bijgehouden tot de vereniging een ander e-mail adres doorgeeft
- Toegang: deze gegevens zijn publiek toegankelijk
- Waar: deze gegevens worden vermeld op het publieke gedeelte van de website
Vrijwilligers
- Welke gegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres
- Doel: ter ondersteuning van de activiteiten waar de vrijwilligers aan meewerken
- Duur: vanaf het ondertekenen van de vrijwilligers informatienota, tot het ogenblik dat de vrijwilliger laat weten niet meer mee te werken
- Toegang: de toegang tot deze gegevens is beperkt tot die leden van de vzw die betrokken zijn in de activiteiten waarvoor de vrijwilliger zich heeft opgegeven.
- Bewaring: deze gegevens worden bewaard in de vrijwilligers informatienota
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u verkregen hebben.
Van iedereen wordt verwacht dat hij elke wijziging van zijn persoonsgegevens onmiddellijk spontaan en bij voorkeur schriftelijk doorgeeft aan VZW Rauw leeft.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van derde, gespecialiseerde partijen aan wie wij de volgende taken kunnen uitbesteden: boekhouding en betalingen
Met elk van deze partijen (verwerkers) hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de nodige afspraken opgenomen zijn om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek met machtiging van het parket (persoons)gegevens bij ons opvraagt, controle vanuit de inspectiediensten op het naleven van de regels rond het toekennen van kostenvergoedingen en de verplichtingen uit de vrijwilligerswet in het algemeen, het overmaken van persoonsgegevens aan de subsidiërende overheid die dit oplegt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te weigeren en om deze ten allen tijde in te trekken.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Bewaartermijn
VZW Rauw leeft bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Voor de concrete bewaartermijn verwijzen wij naar de lijst van de verschillenden gegevens en doeleinden in dit document.
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens VZW Rauw leeft van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Uw rechten omtrent uw gegevens
U hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.U hebt recht op correctie en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U mag eisen dat uw persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer u terugkomt op uw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.
U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer u de juistheid van die gegevens betwist of wanneer u zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met uw toestemming , voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.
U hebt het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw bijzonder situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.
Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van uw toestemming hebben verkregen, kunt u uw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.
Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen om uw rechten uit te oefenen.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Privacy Commissie) , dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming, of om een procedure in rechte aan te spannen.
Wijziging Privacy Verklaring
VZW Rauw leeft houdt zich het recht voor om deze Privacy Verklaring ten alle tijde te wijzigen in functie van toekomstige evoluties of wijzigingen in de werking van de VZW.